Management

Si la phase de planification et de préparation des affectations transitoires comprend des tâches d'ordre conceptuel, la phase de réalisation implique de fournir des prestations concrètes, axées sur les affaires courantes. Dans la présente section, le terme « management » est utilisé pour désigner ces diverses activités. Les coûts associés à ces dernières peuvent apparaître à différents niveaux.

Dans le processus classique, c'est une agence de location qui fournit la plupart de ces prestations. Dans le cas d'une affectation transitoire où l'on vise à gérer efficacement des activités ayant chacune des exigences particulières, il est avisé de confier certaines tâches de management à d'autres personnes ou organismes. Par exemple, il est possible de mandater des gérances spécialisées, disposant déjà d'expérience en matière d'affectations transitoires.

A la fin du présent chapitre figurent des recommandations pour financer les activités d'un organisme gérant des locaux d'une certaine importance.

Vue d'ensemble

Frais généraux

Les responsables principaux du projet de revalorisation désignent une personne (ou une équipe de personnes), chargée, au sein de l'organisation de projet, de conserver la vue d'ensemble des diverses activités transitoires. Son rôle sera de les coordonner, d'effectuer des contrôles, de servir d'interlocuteur et de communiquer activement avec les différents acteurs concernés. Suivant le modèle de pilotage choisi, il devra coordonner les activités avec celles de la commune. La personne ou équipe mandatée doit disposer d'une compétence décisionnelle, de manière à pouvoir négocier si besoin est.

Gestion / organisation

Frais administratifs

Les frais administratifs englobent toutes les prestations liées à la mise en location au sens strict, à savoir, notamment:
- attribuer les locaux,
- conclure les baux à loyers individuels,
- facturer les frais accessoires,
- gérer les clés,
- procéder à l'état des lieux et remettre les locaux au locataire suivant,
- fournir des renseignements,
- répondre aux critiques et contestations.

Dans le cas des affectations transitoires, les frais administratifs sont, en général, légèrement plus élevés que dans le secteur ordinaire des locations (+ 1 à 2 %). Cette situation tient au surplus de travail, liés aux facteurs suivants: nombre de partenaires contractuels élevé, requérant de négocier les conditions de location individuellement, problèmes courants à résoudre et surtout, nécessité de communiquer avec la communauté des utilisateurs et de soigner les relations avec eux.

Ces frais peuvent grimper facilement si, pour une raison qui relève entièrement de sa responsabilité, l'administrateur ne s'investit pas suffisamment dans ses tâches, conduisant à des situations problématiques (sous-locations non autorisées, mauvaise gestion des déchets en l'absence d'un règlement en la matière, etc.).

Au contraire, si le propriétaire choisit la formule du contrat global, ses frais administratifs seront nettement plus bas, puisqu'il pourra gérer l'ensemble du site au moyen d'un seul contrat. Dans ce cas, c'est l'organisme de gestion du site qui supporte ces frais administratifs.

Frais de changement de locataires

Un site affecté transitoirement bien situé et bénéficiant d'une image positive ne connaît généralement pas de vacance. Ainsi, lorsqu'un locataire quitte les lieux, l'administrateur pourra s'appuyer sur le réseau de relations des locataires pour retrouver rapidement un nouvel occupant (bouche-à-oreille).

Au contraire, dans les sites périphériques où la demande est plus faible, il est possible que l'administrateur doive chercher activement des locataires, soit au début de la période de mise en location, soit pour remplacer un locataire partant. Il peut préférer la voie classique, qui consiste à publier une annonce, mais elle ne permettra peut-être pas de trouver le locataire adéquat. Il vaudra mieux, dans ce cas, s'adresser ponctuellement à un groupe de personnes ciblé, ou mandater une personne possédant un bon carnet d'adresses dans les milieux intéressés, au plan local ou régional. Les coûts de cette solution restent modestes.

Coûts de relations publiques

La principale différence entre des locataires ordinaires et des locataires transitoires est le fait que leurs activités ont des effets tant à l'intérieur qu'a l'extérieur du site. En effet, elles contribuent à renforcer l'image de marque du site, à en faire une adresse prisée et à entretenir de bons contacts avec les médias et le public. Cette fonction peut être assurée dans le cadre d'un travail de relations publiques ou d'un projet stimulant à développer.

Caractéristiques du contrat global

Si le propriétaire d'un site recourt à la solution du contrat global, il n'aura que des frais administratifs réduits ainsi que des frais généraux à assumer (cf. explications ci-dessus). Les principaux frais étant assumés par l'organisme fonctionnant comme bailleur secondaire, le propriétaire est ainsi déchargé au plan financier. Il devra cependant céder à l'organisme une partie de sa marge bénéficiaire (loyer réduit) ou l'autoriser à augmenter ses revenus (loyers de sous-location plus élevés) pour lui permettre de couvrir ses propres frais administratifs et ses coûts de conception du projet.

En général, un organisme spécialisé dans les affectations transitoires peut fournir ces prestations à un meilleur prix qu'une entreprise fonctionnant selon les règles habituelles du marché. En effet, dans le cas d'un contrat global, le bailleur secondaire fixe ses priorités en matière de coûts d'une manière différente. Ainsi, il tendra à simplifier les activités administratives pour se concentrer plutôt sur des prestations apportant une plus-value au site. Par exemple, il développera ses propres projets dans des domaines socio-culturels, culturels ou urbanistiques, visant à optimiser l'incidence des activités transitoires sur le site.

Gestion / mise en location

Financement du bailleur secondaire

Si la solution de la délégation à un organisme de gestion (chargé des sous-locations) est choisie (cf. explications ci-dessus sur le contrat global), ce dernier devra assumer des coûts notamment pour l'administration, le suivi, la communication, la constitution de réserves et le développement des projets. Pour assumer ces tâches, il est généralement nécessaire de créer un secrétariat ou un centre administratif. Certaines tâches peuvent être assumées à titre bénévole par des membres du comité, mais le bénévolat a ses limites. Il convient d'indemniser les prestations de ces membres dès qu'une tâche dépasse 20 heures par an (en sus des activités spécifiques du comité).

Différentes possibilités se présentent pour couvrir ces coûts.

Cotisations des membres

En général, les cotisations des membres sont peu élevées et ne permettent que de couvrir une infime part des dépenses.

Suppléments de loyer

Dans la région de Bâle en particulier est appliqué le modèle où, dans le cadre de contrats de bail globaux, des suppléments sont ajoutés loyer de base pour certains sous-locataires, une solution qui s'est avérée concluante. Dans ce cadre, on distingue les suppléments forfaitaires des suppléments d'affectation.

Suppléments forfaitaires
Dans le contrat de sous-location, on distingue un supplément dit « de projet », calculé en fonction de la surface occupée. Son montant doit permettre de couvrir les dépenses effectives du projet; moins la surface totale louée est grande (parfois seulement quelques centaines de m2), plus le supplément par m2 sera élevé, et inversement.

• Supplément de projet pour une surface louée totale de
  3 700  m2: 1 franc / m2 / mois (1994-2001)
• Supplément de projet pour une surface louée totale de
  300 m2: 4 fr. 50 / m2 / mois (2004-2008)

Suppléments d'affectation

Pour les activités commerciales (restaurants, clubs, bars, discothèques, commerces de détail, etc.), il est possible de lier le supplément au loyer à l'évolution du chiffre d'affaires, avec un montant minimal incompressible. Il s'agit de lier ce supplément au bail commercial, qui peut soit être conclu séparément, soit être intégré au contrat de sous-location. Le montant de ce supplément devrait être fixé de manière que le loyer se situe entre le loyer moyen du marché pour le type d'activités concerné et le loyer de base pour les affectations transitoires (en général très bas). Ce supplément se justifie par le fait que le locataire transitoire bénéficie des prestations fournies par l'organisme de gestion pour l'ensemble du site, ce qui peut augmenter le niveau de ses revenus.

Prenons l'exemple d'un restaurant situé dans une grande aire industrielle et disposant d'un local pour organiser des manifestations (300 m2, plus cave et local de rangement, sans mobilier):

• loyer de sous-location = 8 % de chiffre d'affaires, mais
  min. 5 600 francs / mois
• loyer de base payé par l'organisme au propriétaire -
  1 100 francs / mois
• différence = revenu encaissé par l'organisme de gestion
  4 500 francs / mois

Si des bénéfices supplémentaires sont dégagés, il s'agira de les réinvestir dans l'exploitation du restaurant ou dans de nouveaux projets.

Bénéfices dus à des projets spécifiques

Location de places de stationnement
Le site en question dispose de grandes places équipées d'un revêtement bitumineux. L'organisme de gestion a loué 60 places de stationnement à l'année et gère de plus un parking temporaire pour les clients d'une entreprise de divertissement voisine. Il génère ainsi des revenus bruts de l'ordre de 90 000 francs par an.

Marché
Un marché est organisé chaque semaine sur une place du site affecté transitoirement. La location des places de stands génère des revenus de l'ordre de 70 000 francs par an.

Autres idées d'activités rentables:

• location de surfaces publicitaires à des emplacements bien visibles,
• location de places pour l'installation de cirques itinérants, de théâtres de rue ou de foires commerciales,
• péage pour des itinéraires de délestage passant sur des terrains privés, etc.

D'autres projets encore peuvent générer des revenus permettant de financer des affectations transitoires, telles que des manifestations organisées pour collecter des fonds ou des fêtes de quartier.

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